3. Projektsteuerung - die kontinuierliche Überwachung des Projekts
Neben der genauen Planung ist eine kontinuierliche Überwachung des Projektes unerlässlich. Sie wird als Projektsteuerung oder Projekt-controlling bezeichnet.
- Der Regelkreis der Projektsteuerung
- Welche Maßnahme ist die Richtige?
- Maßnahmenauswahl mit der Aufwand-Wirkung Tabelle
Der Regelkreis der Projektsteuerung
Drei Schritte bilden in der Projektsteuerung einen Regelkreis:
Eine genaue Kenntnis des Arbeitsfortschrittes im Projekt ist wichtig. Der laufende Abgleich zwischen Soll und Ist-Zustand liefert Ihnen hierzu die nötigen Daten. Zeichnen sich Abweichungen ab, müssen Sie Maßnahmen treffen, um das Projekt wieder auf Plan zu bringen.
Das Erfassen der IST-Daten erfolgt durch:
- Regelmäßige Kontakte in Einzel- und Teambesprechungen
- Arbeitsfortschrittsberichte durch die Projektmitglieder
Das Abgleichen von SOLL und IST-Daten betrifft die Bereiche:
- Kostenentwicklung
- Fortschrittsentwicklung
Das Reagieren auf Abweichungen erfolgt durch Maßnahmen:
Maßnahmen bei Terminverzug:
- Erhöhen der Mitarbeiterzahl
- Fremdvergabe von Leistungen
- Einführung von Überstunden
- Erhöhung der Motivation
- Auswechseln von Personal
- Änderung der Arbeitsweise
- Änderung von Prioritäten
- Änderung der Reihenfolge
- Verschiebung von Terminen
Maßnahmen bei Kostenüberschreitung:
- Preiswerteres Material
- Auswahl neuer Lieferanten
- Fremdvergabe von Leistungen
- Verminderung des Leistungsumfangs
Welche Maßnahme ist die Richtige?
Zwei Faktoren sind maßgeblich für die Beurteilung von Steuerungsmaßnahmen. Um die richtige Maßnahme auszuwählen, müssen Sie die beiden Faktoren gegeneinander abwägen.
1. Der Aufwand A
Welcher materieller und zeitlicher Aufwand muss zur Umsetzung einer Maßnahme getätigt werden.
2. Die Wirkung W
Welche Auswirkung hat eine Maßnahme auf Termine und Kosten.
Maßnahmenauswahl mit der Aufwand-Wirkung Tabelle
In einer Tabelle werden die Abweichungen aufgelistet. Dazu kommen die Maßnahmen durch welche sie auf Plan gebracht werden können. Um die Effektivität der Maßnahme einschätzen zu können, wird die Bewertung des Aufwands mit der Bewertung der Wirkung multipliziert.
- A = Bewertung des Aufwands der Maßnahme
1 = großer Aufwand, 10 = kleiner Aufwand - W = Bewertung der Wirkung der Maßnahme
1 = geringe Wirkung, 10 = hohe Wirkung - Effektivität der Maßnahme = Produkt aus Aufwand A x Wirkung W
Ein hoher Wert bedeutet ein hohe Effektivität der Maßnahme
Im folgenden Beispiel wäre die Maßnahme 'Motivation erhöhen' effektiver als die Maßnahme 'Mitarbeiterzahl erhöhen'.
| Nr. | AbweichungBeschreibung | A | W | MaßnahmeBeschreibung | Effektivität A x W |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Terminverzug | 3 | 6 | Mitarbeiterzahl erhöhen | 18 |
| 1 | Terminverzug | 6 | 4 | Motivation erhöhen | 24 |
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