3. Grundlagen der Gesprächs- und Verhandlungsführung
Mit einer strukturierten und zielgerichteten Vorgehensweise gestalten Sie Gespräche für alle Beteiligten, zufriedenstellend und erfolgreich.
1. Vorbereiten:
Ordnen Sie Ihre Gedanken vor dem Gespräch am besten schriftlich. Überlegen Sie sich welches Ergebnisse Sie von dem Gespräch erwarten, mit welchem Kompromiss Sie sich arrangieren könnten und was für Sie ein schlechtes Resultat wäre. Sorgen Sie für eine angenehme, ungestörte Gesprächsatmosphäre.2. Einsteigen:
Führen Sie nach der Begrüßung der Gesprächsteilnehmer etwas "Small Talk". So kommen Sie am besten ins Gespräch.
3. Orientieren:
Stellen Sie Klarheit über den Anlass des Gesprächs und die Erwartungen an das Gespräch her.
4. Erarbeiten, Diskutieren:
Beim Gespräch selbst gehen Sie strukturiert vor. Dabei helfen Ihnen folgende Regeln:
| Haben Sie mehrere Themen zu besprechen, so arbeiten Sie diese der Reihe nach ab und ziehen nach jedem Thema ein Zwischenfazit. |
| Behalten Sie während des Gesprächs immer Ihre Ziele im Auge.Bringen Sie auch gegebenenfalls Ihre Gesprächspartner zum eigentlichen Thema zurück. |
| Stellen Sie sich hinter Ihre Aussagen.Verwenden Sie "ich möchte"-Botschaften statt allgemeiner "man sollte"-Phrasen. Verwenden Sie die "Wir-Form" um gemeinsames Handeln zu erreichen. |
| Achten Sie auf die Ebene auf der Ihr Gesprächspartner gerade kommuniziert. |
| Hören Sie aktiv zu.Bieten Sie den Blickkontakt an, machen Sie sich Notizen und wiederholen Sie wichtige Aussagen ihres Gesprächspartners (habe ich richtig verstanden...). |
| Stellen Sie Fragen.Durch gezielte Fragen können Sie das Gespräch in die gewünschte Richtung leiten. |
| Lassen Sie Ihre Gesprächspartner ausreden.Hören Sie geduldig zu und räumen Sie Pausen und Bedenkzeiten ein. |
| Sagen Sie nie von vorne herein nein.Versuchen Sie Ihren Gegenüber in seiner Sicht zu verstehen. Lassen Sie sich und Ihren Gesprächspartner immer eine Fluchttüre offen. |
| Nehmen Sie einen Angriff nicht persönlich. |
5. Beschließen:
Beziehen Sie Ihre Gesprächspartner in die Entscheidungsfindung ein. Bemühen Sie sich um eine "jeder gewinnt" Lösung. Fassen Sie die wichtigen Ergebnisse der Unterredung noch einmal zusammen. Legen Sie Verantwortlichkeiten und Kontrollkriterien für die beschlossenen Maßnahmen fest.
6. Abschließen:
Bemühen Sie sich immer um ein positives Ende des Gesprächs. Bedanken Sie sich für das Gespräch und beenden Sie es zwar nicht überstürzt, doch bevor wieder Zweifel auftreten. Gegebenenfalls stimmen Sie das Protokoll ab und vereinbaren den nächsten Termin.
7. Nachbearbeiten:
Sie sollten das zurückliegende Gespräch noch kurz nach bearbeiten, um es beim nächste mal möglicherweise besser zu machen. Gegebenenfalls überarbeiten Sie das Protokoll und leiten es laut Verteilerliste weiter.
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